Gál ZoltánOnline szobafoglalási rendszer: miért nem engedheti meg magának egyetlen szálláshely sem, hogy ne legyen neki?
Ha szállodát, panziót vagy vendégházat üzemeltet, szinte biztosan találkozott már azzal a dilemmával, hogy az online közvetítők (Booking.com, Szallas.hu és társaik) ugyan hozzák a vendégeket, de a jutalékszámlák hónapról hónapra komolyabb összegeket emésztenek fel. A megoldás nem az, hogy hátat fordítunk az online értékesítésnek – sokkal inkább az, hogy a saját kezünkbe vesszük az irányítást. Ebben nyújt segítséget egy korszerű online szobafoglalási rendszer, más néven foglalási motor (booking engine).
Ebben a cikkben bemutatjuk, miért érdemes egy ilyen rendszert beépíteni a szálláshely honlapjába, milyen előnyökkel jár a mindennapi működésben, és miért érdemes közelebbről is megismerkedni a hazai fejlesztésű RESnWEB megoldással.
Miért van szükség saját foglalási motorra?
Az utazók több mint 65%-a ma már az interneten foglal szállást, és ez az arány évről évre csak növekszik. A mobileszközökről történő foglalások aránya meghaladja a 70%-ot is. Ha egy vendég rátalál a szálláshelyünk honlapjára, de ott nem tud azonnal árat kalkulálni és szobát foglalni, nagy valószínűséggel visszamegy valamelyik közvetítői oldalra – és mi fizetünk utána 15–25% jutalékot.
A közvetlen foglalási csatorna kialakítása tehát nem luxus, hanem alapvető üzleti érdek. Egy korszerű booking engine a honlapunkba ágyazva lehetővé teszi, hogy a vendég a nap 24 órájában, néhány kattintással megkapja az aktuális árat, lássa a szabad szobákat, és le tudja foglalni a szállását – mindezt közvetítő nélkül.
Hogyan működik egy online szobafoglalási rendszer a gyakorlatban?
A foglalási motor lényegében egy szoftver, amely a szálláshely saját weboldalába épül be. A vendég beírja a tervezett érkezési és távozási dátumot, a létszámot, és a rendszer valós időben megjeleníti a szabad szobatípusokat, az aktuális árakat és az elérhető csomagajánlatokat. A foglalás pillanatában automatikus visszaigazolást kap a vendég – és a szálláshely is.
A legjobb foglalási motorok ennél jóval többet tudnak: összekapcsolhatók a szálláshely szállodai szoftverével (PMS) és channel managerével, így a kapacitások és árak minden csatornán automatikusan szinkronban maradnak. Ez megszünteti a túlfoglalás kockázatát és rengeteg adminisztrációs munkát spórol meg a kollégáknak.
A direkt foglalás előnyei – számokban is
A közvetlen értékesítés előnyeit nehéz túlbecsülni. Ha egy szálláshely éves szinten például 100 millió forint bevételt realizál közvetítői csatornákon keresztül, és az átlagos jutalékkulcs 18%, az évi 18 millió forint jutalékköltséget jelent. Ennek akár 80%-a megtakarítható, ha a vendégek egy részét sikerül a közvetlen foglalási csatornára terelni.
De a pénzügyi előnyök mellett legalább ennyire fontos, hogy a közvetlen foglalások esetén a szálláshely birtokolja a vendég adatait. Ez teszi lehetővé a személyre szabott kommunikációt, a visszatérő vendégek célzott megszólítását és a hosszú távú vendégkapcsolat építését – amire a közvetítői felületeken nincs lehetőség.
A RESnWEB: hazai fejlesztés, szállodai szakértelemmel
A magyar piacon elérhető foglalási motorok közül a RESnWEB kifejezetten a hazai és közép-európai szálláshelyek igényeire lett szabva. A rendszert nem „általános” szoftverfejlesztők, hanem nemzetközi tapasztalattal rendelkező szállodai revenue és yield management szakemberek útmutatása alapján fejlesztik, így a kis vidéki vendégháztól a több száz szobás városi szállodáig mindenkinek kínál használható megoldást.
A RESnWEB foglalási motor a szálláshely saját honlapjába épül be, megjelenése testreszabható, és reszponzív kialakításának köszönhetően mobilon és tableten is tökéletesen használható. A vendég néhány lépésben árat kalkulálhat, szobát választhat, és azonnal le is foglalhatja a szállását – akár online bankkártyás fizetéssel vagy SZÉP Kártya előlegfizetéssel is.
Több mint foglalási motor: a RESnWEB moduljai
Ami a RESnWEB-et igazán megkülönbözteti a piacon elérhető egyéb megoldásoktól, az az, hogy nem áll meg a foglalási rendszernél. A szálláshely igényeihez igazodva számos kiegészítő modul érhető el, amelyek együtt egy komplex direkt értékesítési eszköztárat alkotnak.
A Törzsvendég modul segítségével a szálláshely saját vendégadatbázist építhet és gondozhat. A visszajáró vendégek automatikusan kaphatják a nekik járó kedvezményeket, de legalább ennyire értékes, hogy az adatbázisba regisztrálók e-mail címei felbecsülhetetlen alapot adnak az online marketing kampányokhoz és a direkt megszólításhoz.
Az Online ajánlatküldő modul automatizálja és tökéletesíti az e-mailes ajánlatok kiküldését. Az ajánlatban mindig a megnyitás pillanatában aktuális szabad kapacitás és árak jelennek meg, így a vendég valós idejű információt kap. Emellett a szálláshely részletes statisztikákat is lát a kiküldött és befoglalt ajánlatok arányáról, ami segít az értékesítési folyamatok finomhangolásában.
A Pre-arrival e-mail funkcióval a szálláshely már az érkezés előtt kapcsolatba léphet vendégeivel. Praktikus információkat oszthat meg, felhívhatja a figyelmet extra szolgáltatásokra, sőt az online bejelentőlap funkcióval a check-in folyamatát is felgyorsíthatja.
Az Online vendégelégedettség-mérés modul automatikus e-mailben juttatja el az egyedileg összeállított kérdőívet a vendégekhez a távozás után. Az eredmények a szálláshely honlapján is megjeleníthetők, ami az utazók számára az egyik legfontosabb döntési szempont – hiszen a vendégek többsége elsősorban az értékelések alapján választ szállást.
Végül az Ajándékutalvány-értékesítés modul lehetővé teszi, hogy a szálláshely különböző típusú utalványokat hozzon létre és értékesítsen online, teljesen automatizáltan. A vásárlók akár percek alatt megkaphatják az utalványt, és azonnal ki is egyenlíthetik az összeget.
Integrációk: PMS és channel manager kapcsolódások
Egy foglalási motor értéke nagyban függ attól, hogy mennyire illeszkedik a szálláshely meglévő informatikai környezetébe. A RESnWEB ezen a téren is erős: kétirányú kapcsolódást kínál több PMS rendszerrel (többek között a Hostware, SabeeApp, FelhőMatrac és Previo szoftverekkel), valamint channel managerekkel (D-Edge, YieldPlanet). Ez azt jelenti, hogy a honlapon érkező foglalások automatikusan bekerülnek a szállodai szoftverbe, míg a szabad kapacitások valós időben frissülnek a foglalási felületen – nincs szükség manuális beállításokra.
2024. július 1. óta még inkább megéri direktben értékesíteni
Fontos mérföldkő volt a hazai szálláshelyek számára, hogy 2024 júliusától Magyarországon is megszűnt az árparitási kötelem. Ez azt jelenti, hogy a szálláshelyek szabadon kínálhatnak kedvezőbb árat a saját honlapjukon, mint amennyiért a közvetítői oldalakon szerepelnek. Ez a lehetőség óriási lendületet adhat a direkt értékesítésnek – de csak akkor, ha a szálláshely rendelkezik egy korszerű foglalási motorral, amelyen a vendég azonnal le is tudja foglalni az olcsóbb árat.
Kinek ajánljuk?
A RESnWEB-et minden olyan szálláshely számára ajánljuk, amely szeretné növelni közvetlen online foglalásait, csökkenteni a közvetítőknek fizetett jutalékokat, és professzionális vendégélményt nyújtani a foglalási folyamat során. Legyen szó kis vendégházról, boutique hotelről vagy nagyobb szállodáról – a rendszer rugalmasan alkalmazkodik a mérethez és az igényekhez.
A RESnWEB csapata a foglalási motor mellett átfogó szakmai támogatást is nyújt, mert a direkt értékesítés nem egy szoftver bekapcsolásával kezdődik – hanem egy tudatos stratégia felépítésével.
Ha szeretné kipróbálni a rendszert, a RESnWEB 30 napos ingyenes tesztidőszakot biztosít. Látogasson el a resnweb.com oldalra, vagy tesztelje a Demo Hotelt, hogy saját szemével lássa, hogyan működik a gyakorlatban.